« Envoie-le en PDF » ou « envoie-moi le Word » ? Les deux formats sont partout, mais ils ne servent pas à la même chose. Bien choisir évite les désastres de mise en page et les allers-retours d’e-mails.
Les points forts du PDF
Le PDF (Portable Document Format) est conçu pour s’afficher à l’identique sur tous les appareils. Polices, images et mise en page sont figées. C’est donc le bon choix pour :
- CV, factures, contrats et courriers officiels ;
- documents destinés à l’impression ;
- formulaires remis aux administrations et universités ;
- tout ce que vous ne voulez pas voir modifié facilement.
Les points forts de Word
Le DOCX est fait pour être modifié : le texte se réorganise, les styles changent, les collaborateurs suivent les modifications. Utilisez Word pour :
- les brouillons en cours de rédaction ;
- les documents que d’autres doivent compléter ou corriger ;
- les modèles réutilisables.
Comparatif rapide
- Apparence : figée en PDF ; variable en Word selon les polices installées chez le lecteur.
- Modification : facile en Word ; outils spécifiques pour le PDF.
- Sécurité : un PDF peut être chiffré par mot de passe et signé.
- Poids : similaire pour du texte ; les PDF de scans sont plus lourds.
Convertir un PDF en Word
Quand vous recevez un PDF mais devez réutiliser son texte, PDF en Word extrait le texte de chaque page dans un DOCX modifiable. Le contenu est conservé, mais pas la mise en page exacte : tableaux et colonnes sont simplifiés. Si seuls les mots comptent, PDF en texte donne un fichier texte propre.
Un PDF scanné ne contient aucun texte, seulement des images : passez-le d’abord dans Image en texte (OCR).
Convertir un Word en PDF
Word, LibreOffice et Google Docs exportent directement en PDF via Fichier → Enregistrer sous / Télécharger → PDF. C’est la meilleure qualité, avec un vrai texte sélectionnable.