يحدد Gmail وOutlook حجم المرفقات بحوالي 20 إلى 25 ميغابايت، لكن كثيراً من المواقع أكثر صرامة: 2 ميغابايت أو 1 ميغابايت، وأحياناً 500 كيلوبايت فقط للملف. إليك طريقة الوصول إلى الحد المطلوب دون أن يصبح المستند غير مقروء.
1. ابدأ بمستوى الضغط المناسب
افتح ضغط PDF. جرّب الأساسي أولاً إذا أُنشئ المستند على الحاسوب. أما إذا كان ممسوحاً أو يحتوي على صور فانتقل مباشرة إلى المتوسط؛ هذا وحده يحوّل عادة ملفاً ممسوحاً من 10 ميغابايت إلى أقل من 2 ميغابايت.
2. احذف الصفحات التي لم يطلبها أحد
ظهر الأوراق الفارغ والصفحات المكررة وصفحات الغلاف تزيد الحجم. احذفها بأداة حذف الصفحات، أو احتفظ بالمطلوب فقط عبر استخراج الصفحات.
3. صغّر الصور قبل إنشاء PDF
صورة الهاتف عرضها غالباً 4000 بكسل وحجمها من 3 إلى 5 ميغابايت، بينما 1600 بكسل تكفي للمستندات. صغّر الصور واضغطها بأداة ضغط الصور (أقصى عرض 1600 وجودة حوالي 70%)، ثم أنشئ الملف بأداة صورة إلى PDF.
4. امسح المستندات بذكاء
- دقة 200 DPI تكفي للمستندات؛ 600 DPI لأرشفة الصور فقط.
- استخدم التدرج الرمادي للصفحات بالأبيض والأسود.
- قص الحواف حتى لا تحفظ صورة الطاولة تحت الورقة.
5. قسّم المستند
إذا كانت الاستمارة تقبل عدة ملفات، قسّم ملف PDF إلى أجزاء، مثلاً الصفحات 1–10 و11–20، وسمِّها بوضوح: Report_part1.pdf وReport_part2.pdf.
6. استخدم رابط مشاركة للملفات الضخمة جداً
للملفات التي يجب أن تبقى كبيرة (مخططات عالية الدقة، ملفات أعمال)، ارفعها على خدمة تخزين سحابي وأرسل رابطاً بدل المرفق.